ViaViela helpt gastouders bij de nieuwe privacywet

Als gastouder voldoen aan de privacywet (AVG)? Deze handige sjablonen van ViaViela helpen je erbij!

 

Sinds 25 mei 2018 kent Nederland een nieuwe wet: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze Europese privacywet is erop gericht (digitale) persoonsgegevens van mensen, en speciaal van kinderen, nog beter te beschermen. Heel ondernemend Nederland is druk bezig met het voldoen aan de AVG. Maar wist je dat iedere gastouder zelf ook werk moet maken van de privacywet?

 

Wat betekent de AVG voor gastouders?

De nieuwe wetgeving wil dat jij, als gastouder, nadenkt over hoe je met de persoonsgegevens van je opvangkinderen en hun ouders omgaat, dit beschrijft en ouders hierover informeert. Best lastig, want wanneer doe je het goed? 

ViaViela helpt je door een aantal handige sjablonen met je te delen. Volg de stappen en je voldoet in no time aan de nieuwe privacyregels! In de laatste stap kun je de sjablonen downloaden.

 

Stap 1: Wie wat bewaart, die heeft....een verantwoordelijkheid

Als gastouder heb je de gegevens van jouw opvangkinderen en hun ouder(s) nodig om je opvang in te kunnen richten. Ga voor jezelf eens na….welke gegevens bewaar jij, en waar? Hoe lang bewaar je de gegevens van kinderen waar je geen opvang meer voor verzorgt? Welke gegevens sla je op in je computer en wie kan daar bij? Realiseer je dat jij, als verzamelaar van deze gegevens, verantwoordelijk bent voor de bescherming ervan.

 

Stap 2: Beveiliging

Er zijn een aantal manieren om (digitale) persoonsgegevens veilig en zorgvuldig te beheren:

- Heb je een map met ingevulde formulieren, getekende overeenkomsten enz.? Bewaar deze altijd in een afgesloten ruimte of kast, zodat niemand anders erbij kan.

- Beperk het opslaan van persoonsgegevens van ouders en/of kinderen op je computer/laptop/tablet/telefoon zoveel mogelijk.
- Doe je administratie via de digitale omgeving van je gastouderbureau. Als het goed is, heeft je gastouderbureau deze omgeving beveiligd.
- Beveilig al je digitale apparaten met een wachtwoord.
- Voer software updates altijd direct door. Updates zijn er op gericht je gegevens te beveiligen en hackers buiten de deur te houden.
- Installeer een virusscanner op je computer/laptop.

 

 

Stap 3: Informeer ouders

Het is belangrijk dat ouders weten hoe jij omgaat met hun gegevens. Zij moeten weten waarom je hen bepaalde gegevens in laat vullen en hoe jij deze gegevens beschermt. Stel ouders gerust dat je hun gegevens niet met derden deelt, tenzij dit voor de uitoefening van je opvang noodzakelijk is. Wanneer je bijvoorbeeld met een opvangkindje naar de huisarts moet, is het van belang dat deze weet of er sprake is van een allergie. 

De eenvoudigste manier om zeker te weten dat je ouders altijd volledig informeert, is het op papier zetten van de bovenstaande punten in een privacyverklaring. Vind je het lastig om een goede privacyverklaring op te stellen? Kijk dan bij stap 5, daar staat er eentje voor je klaar!

 

Stap 4: Stopt de opvang? Vernietig gegevens veilig

Stopt de opvang voor een van je opvangkinderen? Bewaar de gegevens van het betreffende kind en de ouder(s) niet langer dan noodzakelijk. Gebruik voor het veilig vernietigen van papieren formulieren bijvoorbeeld een papierversnipperaar. Zet documenten nooit als oud papier aan de straat. Verwijder verder alle digitale persoonsgegevens. Alleen de opvangovereenkomsten die jij en de ouder(s) hebben ondertekend, bewaar je. Hiervoor geldt namelijk een bewaartermijn van zeven jaar. Je gastouderbureau zorgt ervoor dat je financiële administratie gedurende diezelfde periode bewaard blijft.

 

Stap 5: Handige sjablonen van ViaViela cadeau!

Behalve de privacyverklaring vereist de AVG dat je nog meer zaken rondom de bescherming van persoonsgegevens in een aantal documenten vastlegt. Wil je zeker weten dat jij aan alle nieuwe regels van de AVG voldoet? Download dan de onderstaande sjablonen, vul ze (waar nodig) in en spits ze toe op jouw opvang (klik hieronder op het document om deze direct te downloaden): 

- Toelichting privacywet (AVG): hier vind je een uitgebreidere toelichting op alle andere documenten. Lees dit document als eerste door!
- Privacyverklaring

- Verwerkingsregister
- Procedure Beveiligingsincident en Datalek

De deadline van 25 mei heb je misschien niet gehaald, maar met deze informatie staat niets je meer in de weg om jouw opvang vanaf morgen helemaal AVG-oké in te richten. Succes!