Hoe houd je als gastouder een goede administratie bij?

Herken jij dit: opvang bieden is het leukste wat er is, maar ieder jaar die administratie bij elkaar zoeken voor je belastingaangifte is zo’n gedoe. Toch is een complete administratie belangrijk om een juiste aangifte te kunnen doen, én het levert geld op wanneer je precies weet wat je inkomsten en je kosten zijn geweest.

Hoe weet je of je administratie compleet is? Door de onderstaande documenten in één map te verzamelen:

·         Een jaaroverzicht van verzorgde opvanguren - krijg je van je gastouderbureau.
·         Een jaaroverzicht van ontvangen bedragen gastoudervergoeding - krijg je van je gastouderbureau.
·         Een overzicht van totale gemaakte kosten - houd je zelf bij.
·         Een jaaroverzicht van gewerkte uren - krijg je van je gastouderbureau.
·         Een jaaroverzicht van verreden kilometers - houd je zelf bij.
·         Overeenkomst(en) met gastouderbureau(s) - bewaar je zelf.
·         Overeenkomst(en) met vraagouder(s) - bewaar je zelf.

Zoals je ziet is het een kwestie van bewaren (overeenkomsten), opvragen (alles wat je vanuit je gastouderbureau krijgt) en goed bijhouden (je kosten).

Bonnetjes, bonnetjes, bonnetjes

Wil je zeker weten dat je alle gemaakte kosten ten behoeve van je opvang in mindering kunt brengen op je inkomsten? Zorg dan dat je van alle kosten een bewijsstuk hebt. Stop deze bewijsstukken direct in je map voor dat jaar. Bewaren maar die bonnetjes!

Verschil administratie zzp’er of freelancer

Er zitten een aantal overeenkomsten in de administratie die je als zzp’er of freelancer bijhoudt voor het doen van je aangifte.

·         Als zzp’er en als freelancer bewaar je de bonnetjes van al je kosten.
·         In beide gevallen heb je papieren nodig waaruit blijkt wat je inkomsten zijn geweest.

Naast overeenkomsten is er ook een belangrijk verschil tussen de beide administraties. Als zzp’er houd je in je administratie namelijk alle uren bij die je besteedt aan je onderneming. Hierin tellen, naast het aantal uren dat je werkelijk opvang verzorgt, ook de uren mee voor o.a. de voorbereiding van je opvang, de promotie van je opvang en het voeren van je administratie. Al deze uren tellen mee in het urencriterium van 1.225 uur. Zoveel uren moet je als zzp’er in een jaar minimaal aan je eigen onderneming hebben besteed.

Wie wat bewaart, die heeft….een administratie waar je altijd op terug kunt pakken

Precies, een goede administratie blijft minstens zeven jaar in de kast staan, zo lang duurt je fiscale bewaarplicht namelijk. Al die tijd mag de Belastingdienst in theorie nog stukken van je opvragen.

TIP: gebruik een aparte betaalrekening waarop je al je inkomsten als gastouder ontvangt en waarvan je alle kosten voor jouw gastouderopvang betaalt. 

Benieuwd naar andere tips en weetjes over de financiële kant van gastouder- en nanny-opvang?

Download dan de Gastoudergids 2019!