Je hebt het helemaal voor elkaar, bent lekker aan de slag als gastouder en je opvang loopt goed. Helaas is er één minpuntje: er zit een ouder bij die jou (structureel) te laat betaalt. Je moet deze ouder vaak herinneren aan de openstaande betaling. Dit kost je veel tijd en moeite en het verpest de goede relatie die je met elkaar hebt.
Herkenbaar? Lees dan deze 5 tips waardoor je het risico verkleint dat ouders helemaal niet betalen.
Het klinkt als een open deur maar stel vooraf duidelijke betalingsvoorwaarden op en neem deze op in je huisregels. Neem een betalingstermijn op en de vervolgstappen die jij neemt bij niet betalen door de ouder. Neem deze voorwaarden voor aanvang van de opvang samen door en laat deze door de ouder ondertekenen. Zo zijn de betalingsafspraken helder vanaf dag één!
Heeft een ouder na de afgesproken datum niet betaald? Wacht niet te lang met actie ondernemen en herinner de ouder aan de openstaande vergoeding. Spreek de ouder bijvoorbeeld even aan tijdens een breng- of haalmoment. Respecteer hierbij wel de privacy van de ouder. Voer het gesprek onder vier ogen, zodat verder niemand mee kan luisteren. Spreek een nieuwe betaaltermijn af en bevestig deze per mail, ook als je de termijn mondeling hebt afgesproken.
Wil de ouder wel betalen, maar lukt dat tijdelijk niet? Spreek dan samen een betalingsregeling af. De ouder krijgt dan de gelegenheid om de nog openstaande vergoeding in delen te betalen. Belangrijk hierbij is dat je ook afspraken maakt over de toekomstige maanden.
Spreek bijvoorbeeld af dat de ouder de openstaande vergoeding van € 750 in drie delen van € 250 mag betalen. Spreek voor elk deel een uiterste betaaltermijn af en stel als voorwaarde dat alle volgende vergoeding wel binnen de betaaltermijn wordt betaald.
Blijft een betaling, ondanks meerdere gesprekken en betalingsherinnering uit, schakel dan een incassobureau in. Vaak kost het jou niets. Veel incassobureaus brengen de kosten in rekening bij degene met de openstaande schuld, in dit geval de ouder.
Merk je dat er een structureel betalingsprobleem is? Bespreek je zorgen hierover met de ouder. Natuurlijk wil je niet dat een kind de dupe wordt van de situatie. Maar je bent ook ondernemer. Blijven de betalingsproblemen bestaan? Dan is het verstandig om de opvang stop te zetten. Hiermee geef jij duidelijk je eigen grenzen aan.
Als gastouder krijg je niet alleen te maken met betalingen van ouders. Ook onderwerpen zoals je administratie, belastingen, zakelijke kosten en ondernemerschap zijn belangrijk. Wil je meer tips en praktische informatie over de financiële kant van gastouder- en nanny-opvang? Download ons Handboek Zelfstandig Ondernemerschap hieronder:
