Altijd open voor jouw vragen

Administratie en financiën

Heb jij een vraag over jouw gastouderadmnistratie? Vind hier snel het antwoord op jouw vraag.  


Meest gestelde vragen

Vind hier direct een antwoord op de meest gestelde vragen over de gastouderadministratie.


Je kunt je gastouder eenvoudig betalen via iDEAL. Log in op jouw persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl en ga naar ‘Administratie/Gastoudervergoeding’. Je ziet het te betalen bedrag aan gastoudervergoeding en kunt direct betalen met iDEAL.

Je kunt het bedrag ook overmaken naar Stichting Gastoudergelden op rekeningnummer: NL63RABO0167841513 onder vermelding van de bijbehorende unieke betaalomschrijving. De betaalomschrijving vind je op jouw factuur gastoudervergoeding of onder het kopje ‘Administratie/Gastoudervergoeding’ in Mijngastouderburo.nl.

Op het moment dat jouw betaling niet verwerkt kan worden door Stichting Gastoudergelden, krijg je de gastoudervergoeding teruggestort op je rekening. Dit betekent dat je de betaling opnieuw moet doen. Redenen voor het terugstorten van de gastoudervergoeding kunnen zijn:

- De betaalomschrijving is onjuist (de cijfers kloppen niet of het koppelingsstreepje is niet ingevoerd)

- Er is geen betaalomschrijving ingevuld

- De betaalomschrijving is ingevuld bij het betalingskenmerk (in plaats van het vrije invulveld)

Om te voorkomen dat jouw betaling wordt teruggestort adviseren we je te betalen via iDEAL.

Log in op jouw persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl en ga naar ‘Administratie/Gastoudervergoeding’. Klik de betreffende ouder aan door op de blauwe cijfers vooraan in de regel te klikken. Zie je onder de betreffende maand een groen vinkje? Dan is de betaling door de ouder verricht en aan jou doorgestort.


Overige vragen ouders


Dat lees je in deze handleiding. Heb je toch nog vragen over de aangeboden opvanguren? Stuur dan een bericht via de knop ‘Vraag Stellen’ via je persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl.

Log in op je persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl en ga naar ‘Administratie/Gastoudervergoeding’. Je ziet nu een overzicht waarbij onder de betreffende maand inzichtelijk is wat je de gastouder verschuldigd bent voor de geboden opvang.

De gastoudervergoedingen die binnenkomen via Stichting Gastoudergelden worden automatisch doorgestort naar de gastouders. Daarbij heeft ViaViela een wettelijke verplichting om dit binnen 5 dagen te doen.

Het kan zijn dat de betaling niet juist is aangeboden, bijvoorbeeld door een foutieve betaalomschrijving. Indien dat het geval is, dan wordt de betaling direct teruggestort op jouw rekening . Zie voor meer informatie de vraag Ik krijg de betaling aan gastoudervergoeding terug op mijn rekening.

Is dit niet het geval? Stuur dan een bericht via de knop ‘Vraag Stellen’ via je persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl

Je vindt jouw unieke betaalomschrijving op het overzicht voor de gastoudervergoeding of via je persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl via ‘Administratie/Gastoudervergoeding’. Bovenaan in je scherm staat jouw betaalomschrijving met daaronder de instructies voor het betalen via Stichting Gastoudergelden. Wij adviseren je om te betalen via iDEAL, in dat geval is de betaalomschrijving al voor je ingevuld.

Maak je per ongeluk te veel vergoeding over aan jouw gastouder en is de betaalomschrijving correct? Dan kan ViaViela de betaling niet meer tegenhouden. Jouw gastouder ontvangt het bedrag op haar rekening. Via Stichting Gastoudergelden kan de gastouder het bedrag weer terugstorten naar jouw rekening. Dit doet de gastouder met een aangepaste betaalomschrijving. Vraag deze aangepaste betaalomschrijving op via de knop ‘Vraag Stellen’ via je persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl. Ook is het mogelijk om het bedrag als een vooruitbetaling voor de volgende maand te laten staan.

In dat geval wordt het bedrag binnen enkele dagen naar je teruggestort.

Jij maakt de gastoudervergoeding zelf maandelijks over via Stichting Gastoudergelden. Deze wordt niet automatisch geïncasseerd. Het voordeel hiervan is dat dit geld altijd veilig wordt doorgestort. Dit geld kan niet voor andere doeleinden gebruikt worden dan voor jouw gastouder.

Jouw kostenoverzichten voor Bemiddeling en Begeleiding zijn digitaal beschikbaar via jouw persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl via ‘Administratie/Facturen voor Bemiddeling en Begeleiding’. Hier tref je in chronologische volgorde al jouw overzichten.

De facturen voor Bemiddeling en Begeleiding worden automatisch geïncasseerd. Bij de start van de opvang heb je hiervoor een doorlopende machtiging ondertekend.

Als ouder heb je een eigen bijdrage in de kosten voor kinderopvang. Dit is het gedeelte dat niet vergoed wordt vanuit Belastingdienst Toeslagen. Je kunt jouw eigen bijdrage eenvoudig berekenen.

Je neemt hiervoor jouw totale opvangkosten (maandelijkse gastoudervergoeding + vergoeding voor Bemiddeling en Begeleiding) en trekt hier de kinderopvangtoeslag van af. Hetgeen dat overblijft is jouw eigen bijdrage. Bijvoorbeeld: ik betaal mijn gastouder elke maand €350,- en betaal aan ViaViela elke maand €85, dan zijn mijn totale opvangkosten €445,-. Ik krijg van de Belastingdienst €400,- aan kinderopvangtoeslag. Dan is mijn eigen bijdrage €445 - €400 = €45 per maand.

Je vindt jouw jaaropgave via je persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl. Ga naar ‘Administratie/Jaaropgave vraagouder’. Je kunt de jaaropgave hier downloaden en zelf uitprinten.

Zie je jouw jaaropgave niet terug in Mijngastouderburo.nl? Dan is jouw administratie nog niet afgerond. Een correcte afronding van het jaar houdt in dat:

- Je alle (door je gastouder) geregistreerde uren over het jaar hebt geaccordeerd.

- Je alle gastoudervergoeding tot en met het einde van het jaar aan je gastouder hebt voldaan.

- Je alle vergoeding bemiddeling en begeleiding van het jaar aan ViaViela hebt voldaan.


Overige vragen gastouders


ViaViela kent twee soorten urenregistratie. Welke vorm jij hanteert is afhankelijk van je contract. Heb je een contract op basis van urenregistratie? Bekijk de handleiding dagurenregistratie. Heb je een contract op basis van vaste uren? Bekijk de handleiding voor vaste uren.

Als je per ongeluk de verkeerde uren hebt ingevuld, dan kun je deze eenvoudig verwijderen en corrigeren. Als je de uren al ter goedkeuring hebt aangeboden, neem dan contact op met de vraagouder. Je vraagouder kan de geregistreerde uren dan afkeuren. Zodra de uren zijn afgekeurd, ontvang je hiervan per e-mail een bericht en kun je de opvanguren opnieuw invullen. Ontdek je de fout pas nadat de uren al zijn goedgekeurd door de ouder? Dan heb je de mogelijkheid om correctie-uren op te voeren. Deze correctie-uren voer je dan in bij de volgende maand. Stel je hebt in januari 10 opvanguren te veel geregistreerd en de ouder heeft dit goedgekeurd. Dan voer je bij de maand februari bij de correctie-uren -10 in. De 10 opvanguren van januari worden dan in mindering gebracht in februari.

Zodra de ouder jouw opvanguren heeft goedgekeurd ontvang je hiervan een bevestiging in jouw mailbox. Heb je het mailtje gemist? Dan kun je dit ook terugzien via Mijngastouderburo.nl; ga naar ‘Administratie/Maandoverzicht’. Staat er een groen vinkje onder de ingevulde uren, dan is de ouder akkoord.

Je kunt via Mijngastouderburo.nl precies zien hoeveel je aan gastoudervergoeding krijgt en van welke ouder. Ga naar ‘Administratie/Gastoudervergoeding’ en klik op de betreffende ouder via de blauwe cijfers vooraan in de regel.

Je vindt jouw jaaropgave in Mijngastouderburo.nl via ‘Administratie/Jaaropgaves gastouder’. Je kunt de jaaropgave hier downloaden en zelf uitprinten. Er zijn twee verschillende jaaropgaven beschikbaar:

-          Op basis van ontvangen bedragen; deze is voor jou van toepassing wanneer je niet staat ingeschreven in de Kamer van Koophandel. Op deze jaaropgave staan de bedragen die in het betreffende jaar door jou zijn ontvangen.

-           Op basis van facturen; deze is voor jou van toepassing wanneer je wel staat ingeschreven in de Kamer van Koophandel. Als de uren van alle maanden van het betreffende jaar geregistreerd en goedgekeurd zijn, is de jaaropgave inzichtelijk.

Via Mijngastouderburo.nl kun je heel gemakkelijk een weekoverzicht van jouw opvangplaatsen maken. Ga naar ‘Administratie/Opvangplaatsen’ en lees goed de instructies bovenaan de pagina.

Het is belangrijk dat jij aan ons doorgeeft welke volwassenen bij de gemeente staan ingeschreven en welke volwassenen structureel aanwezig* zijn op jouw opvanglocatie. Al deze mensen moeten namelijk in het PRK worden ingeschreven en gekoppeld worden aan ViaViela. Ga naar ‘Administratie/Personenregister’. Hier zie je welke personen al bij ons bekend zijn en of zij gekoppeld zijn. Druk op de button ‘persoon toevoegen’ en vul de gegevens van de ontbrekende persoon in. ViaViela kijkt wat er nog nodig is om deze persoon te koppelen in het PRK.

*Als richtlijn geldt dat iemand structureel aanwezig is, als deze persoon minstens 1 keer in de 3 maanden een halfuur tijdens opvanguren op de opvanglocatie is.


Contact

Je vindt het antwoord op veel vragen al hier boven. Staat het antwoord op jouw vraag er niet bij, neem dan contact met ons op via je persoonlijke pagina. Wij helpen je graag!


Via deze weg kunnen we je het beste en snelste helpen. Log in op je persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl en stel je vraag via de knop 'Vraag stellen'.

Wil je liever een e-mail sturen? Dat kan via onderstaand formulier. 

Ga naar het online contactformulier

Onze medewerkers helpen je graag. Wij zijn op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur telefonisch bereikbaar op telefoonnummer 0499-425421.