Als gastouder heb je ook te maken met de privacywetgeving (AVG). ViaViela helpt je hierbij door een aantal handige tips en sjablonen met je te delen. Zo is jouw opvang binnen no time AVG proof!
Ben jij als gastouder al AVG proof?
Sinds 2018 is de AVG wet in Nederland ingevoerd: de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze Europese privacywet is gericht op het nog beter beschermen van (digitale) persoonsgegevens van personen, en speciaal van kinderen. Ook in de gastouderopvang moeten we werk maken van de privacywet. De wetgeving wil dat jij nadenkt over hoe je met de persoonsgegevens van je opvangkinderen en hun ouders omgaat. Hoe beschrijf je dit en hoe informeer je ouders hierover? Best lastig, want wanneer doe je het goed?
ViaViela helpt je door een aantal handige tips en sjablonen met je te delen. Zo is jouw opvang binnen no time AVG proof!
Tip 1: Verantwoordelijkheid
De gegevens van jouw opvangkinderen en hun ouder(s) heb je nodig om jouw opvang te kunnen runnen. Als verzamelaar van deze gegevens, ben jij verantwoordelijk voor de bescherming ervan. Ga voor jezelf eens na hoe jij deze gegevens beschermt. Welke gegevens bewaar jij, en waar? Welke gegevens sla je op in je computer en wie kan daarbij?
Tip 2: Beveiliging
Er zijn meerdere manieren om (digitale) persoonsgegevens veilig en zorgvuldig te beheren. Zo kun je bijvoorbeeld mappen met ingevulde formulieren bewaren in een afgesloten kast of ruimte, waar alleen jij bij kan. Ook je digitale apparaten kun je gemakkelijk beveiligen met een wachtwoord en door het installeren van een virusscanner.
Tip 3: Informeer ouders
Het is belangrijk dat ouders weten hoe jij omgaat met hun gegevens. Zij moeten weten waarom je hen bepaalde gegevens in laat vullen en hoe jij deze gegevens beschermt. Stel ouders gerust dat je hun gegevens niet met derden deelt, tenzij dit voor de uitoefening van je opvang noodzakelijk is. De manier om ouders te informeren is door het opstellen van een privacyverklaring. Vind je het lastig om een goede privacyverklaring op te stellen? Kijk dan bij tip 5, waar er eentje voor je klaarstaat!
Tip 4: Vernietig gegevens veilig
Stopt de opvang voor een van je opvangkinderen? Bewaar de gegevens van het betreffende gezin niet langer dan noodzakelijk. Vernietig de overige formulieren veilig door bijvoorbeeld een papierversnipperaar. Zet documenten nooit als oud papier aan de straat. Voor de opvangovereenkomsten die jij en de ouder(s) hebben ondertekend, geldt een bewaartermijn van zeven jaar. De financiële administratie wordt bewaard door je gastouderbureau. Verwijder verder alle digitale persoonsgegevens.
Tip 5: Handige sjablonen van ViaViela cadeau!
Behalve de privacyverklaring vereist de AVG dat je nog meer zaken rondom de bescherming van persoonsgegevens in een aantal documenten vastlegt. Wil je zeker weten dat jij aan alle regels van de AVG voldoet? Download dan de onderstaande sjablonen, vul ze in en spits ze toe op jouw opvang.
- Toelichting privacywet (AVG): hier vind je een uitgebreidere toelichting op alle andere documenten. Lees dit document als eerste door!
- Procedure Beveiligingsincident en Datalek
Met deze tips staat niets je meer in de weg om jouw opvang vanaf morgen helemaal AVG proof in te richten. Succes!
Lees hier meer Gastoudertips om jouw gastouderopvang nog succesvoller te maken.